Aan deze voorwaarden moet een vergaderlocatie voldoen

Bent u op zoek naar een unieke vergaderlocatie of is u gevraagd om een vergadering, managementoverleg, heisessie, workshop, brainstormsessie of bijeenkomst te organiseren voor bijvoorbeeld het managementteam, de directie, collega’s of uw klanten of leveranciers? Het Pakhuys in Oegstgeest is de geschikte vergaderlocatie om vol vertrouwen uw bijeenkomst te organiseren.

Het kiezen van een geschikte locatie is een hele verantwoording. U wilt natuurlijk uw gezelschap verassen met een unieke en inspirerende omgeving maar de productiviteit en de effectiviteit van de bijeenkomst moet natuurlijk ook goed zijn. Een aantal voorwaarden zijn essentieel bij het selecteren van de juiste locatie. Wij helpen u graag op weg en hebben de belangrijkste voorwaarden waaraan een externe vergaderlocatie moet voldoen hieronder voor u uitgeschreven:

Voorwaarde 1: Inspirerende locatie

De keuze om ergens anders dan op uw eigen kantoor te vergaderen is er één die bewust wordt genomen. Een externe locatie kan zorgen voor minder afleiding, meer rust en meer focus. Daarnaast werkt een andere omgeving vaak ook inspirerend en komen er nieuwe en creatieve ideeën uit onverwachte hoek. Een locatie kan inspirerend zijn door het verhaal achter de locatie, de authentieke uitstraling van het gebouw, de activiteiten die er plaats vinden of bijvoorbeeld de inrichting.

Voorwaarde 2: Benodigde vergaderfaciliteiten

Uiteraard dient de vergaderlocatie te beschikken over alle benodigde vergaderfaciliteiten en kantoorartikelen om een productieve vergadering of bijeenkomst te houden. De belangrijkste en meest vanzelfsprekende vergaderbenodigdheden zijn een goede en snelle WI-FI-verbinding die vrij toegankelijk is, grote TV en of projectieschermen om uw presentatie op te houden, Flip-overs voor het maken aan aantekeningen, voldoende stroomaansluitingen om uw apparatuur op te kunnen laden maar ook de standaard kantoorartikelen zoals: notitieblokken, pennen, markeerstiften, post-its etc. dienen in overvloed aanwezig te zijn.

Voorwaarde 3: Lekkere koffie

Een dag begint vaak met een goede kop koffie. Bijna de helft van de medewerkers zegt betere werkprestaties te leveren bij het drinken van goede koffie. Vaak onthoudt men waar de goede koffie geschonken wordt. Of het nou in een restaurant is of tijdens een klantenbezoek, lekkere koffie wordt altijd gewaardeerd. Een goede vergaderlocatie zorgt voor de aanwezigheid van een uitgebreid koffieassortiment van hoge kwaliteit. Een ander belangrijk onderdeel is dat iedereen vrij is om zijn of haar eigen koffie of thee te pakken. Dit zorgt voor een ongedwongen sfeer waarin iedereen aan zijn of haar eigen behoefte kan voldoen.

Voorwaarde 4: Comfort

Tijdens een vergadering of workshop zit je vaak hele lange periodes achter elkaar stil. Een comfortabele stoel is daarin essentieel. Of juist de afwisseling van zitplaatsen en of opstellingen kan helpen bijdragen in het comfort van de bijeenkomst. Een externe locatie kan hierop inspelen door het aanbieden van verschillende opstellingen. Ook is het vaak prettig als een locatie verschillende zitjes aanbiedt zoals comfortabele stoelen en een ruimte waar men kan ontspannen in de vorm van luxe banken. Ook de mogelijkheid tot staand vergaderen komt steeds meer in trek.

Voorwaarde 5: Goede akoestiek

Een locatie kan er vaak nog zo leuk uit zien maar je wilt uiteindelijk niet in een klankkast terecht komen. Let daarom goed op of de locatie voldoende voorzieningen heeft getroffen in de vorm van akoestiek. Je kan deze vraag ook altijd stellen bij het doen van een offerteaanvraag. Een goede akoestiek is vaak te herkennen aan de materialen van de meubels, decoratie aan de wanden, het gebruik van vloerkleden en de afwerking van het plafond.

Voorwaarde 6: Goede bereikbaarheid

Een geslaagde vergadering begint altijd met een goede start. Daarom is het essentieel dat alle gasten op tijd aanwezig zijn. Een goede vergaderlocatie dient daarom ook altijd goed bereikbaar te zijn. De ligging voor goede bereikbaarheid is daarin essentieel. Als een locatie dicht bij een snelweg ligt is deze makkelijk vindbaar en snel aan te rijden. Ook de bereikbaarheid met het openbaar vervoer is erg belangrijk. Een goede verbinding tussen station en locatie is erg belangrijk. Een busstation op loopafstand is eigenlijk een pre.

Voorwaarde 7: Parkeermogelijkheden

Komen uw medewerkers allemaal met eigen vervoeg en wilt u ze niet belasten met onverwachte hoge parkeerkosten? Kijk dan of de vergaderlocatie de beschikking heeft over voldoende gratis parkeergelegenheid. Het liefst op eigen terrein of anders in de zeer nabije omgeving. Naast voldoende parkeergelegenheid is ook de bereikbaarheid erg belangrijk. Zorg ervoor dat uw medewerkers de locatie eenvoudig aan kunnen rijden. Hierdoor kan iedereen tijdig aanwezig zijn en wordt kostbare vergadertijd gewonnen.

Voorwaarde 8: Uitgebreid vergaderarrangement

Naast hard werken is het ook belangrijk dat er voldoende eet mogelijkheden zijn. Eten tijdens een intensieve dag is erg belangrijk. Het zorgt ervoor dat het energielevel op peil blijft waardoor de productiviteit hoog is. Daarnaast waarderen medewerkers het ook als ze af en toe goed verwend worden. Een goede vergaderlocatie is zich daarvan bewust en biedt een uitgebreid en luxe vergaderarrangement aan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan voldoende vers handfruit, een lekkernij voor bij de koffie, verse noten en chocolade voor in de middag en uiteraard voldoende pepermuntjes voor een frisse adem.

Voorwaarde 9: Maatwerk catering mogelijkheden

Zoveel wensen, zoveel smaken. Het blijft moeilijk om bij kleine of grote gezelschappen voor iedereen iets lekkers te vinden. Tijdens de lunch of diner trakteer je je gezelschap of medewerkers graag op goede kwaliteit eten. Het is belangrijk dat je je medewerkers tijdens een intensieve dag voorziet van een uitgebreide lunch en of diner. Een goede vergaderlocatie zorgt ervoor dat er een samenwerking is met een cateraar die flexibel is om zich aan te passen naar de wensen van de klant en altijd een hoge kwaliteit van dagverse producten levert. Om het eenvoudig te maken zal een vergaderlocatie meet suggesties komen maar informeer altijd naar de mogelijkheden indien je graag een maatwerk oplossing wilt.

De vergadermogelijkheden bij Het Pakhuys in Oegstgeest:

Onze vergaderlocatie in Oegstgeest, gelegen aan de A44 naast Leiden en tussen Den Haag en Amsterdam in voldoet aan alle bovenstaande voorwaarden. De locatie is eenvoudig aan te rijden en ligt centraal gelegen in de Randstad. Er is een directe busverbinding op loopafstand tussen Leiden Centraal station en de vergaderlocatie. Daarnaast beschikt onze locatie over voldoende gratis parkeergelegenheid op eigen terrein.

De vergaderruimte biedt alle comfort die nodig is voor een goede sessie. Er zijn voldoende comfortabele vergaderstoelen bekleed in zacht velours met armleuning en er zijn verschillende zitjes en banken aanwezig. De ruimte is exclusief af te huren wat zorgt voor rust en focus en weinig afleiding. Qua akoestiek is er gebruik gemaakt van akoestisch spuitwerk op het plafond en diverse vloerkleden en zachte materiaalafwerking van het meubilair. De ruimte wordt middels een geluidsdichte glazen pui gescheiden van een prachtige autowerkplaats waar een exclusief wagenpark met een mix van klassiek en modern als prachtig decor dient voor de vergaderruimte. Tevens is de ruimte aangekleed met kunst en wordt er gebruikt gemaakt van diverse designmeubelen. Dit maakt de ruimte inspirerend en een lust voor het oog.

Qua Food & Beverage is er volop keuze bij Het Pakhuys. Er zijn meerdere vol automatische n

Nespresso koffiezetapparaten waar men zelf als barista zijn eigen koffievariaties kan maken met slechts 1 druk op de knop. Ook aan de theedrinkers is gedacht door een uitgebreid assortiment Newby thee op de plank te hebben. De vergaderarrangementen zijn tot in detail verzorgt met hoogwaardige en dagverse producten geleverd door lokale leveranciers zoals patissiers, groenteboer, verswinkels en cateraars. Onze lunches en diners kunnen op wens van de klant worden samengesteld en worden vers voor uw bereid.

Onze locatie biedt plek voor kleine tot grotere groepen en heeft voldoende break out mogelijkheden. Heeft u interesse gekregen in onze locatie en wilt u meer informatie ontvangen of een locatiebezoek inplannen? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op of maak gebruik van onze offertetool waarmee u in enkele minuten geheel vrijblijvend uw eigen offerte kunt samenstellen.